Branche: Maschinen- und Anlagenbau, verarbeitendes Gewerbe
Projekt: Einsatz von Microsoft OneDrive als online Kooperation zwischen internationalen Firmenstandorten
Hintergrund: Manuelles Verteilen und Bereitstellen von Produktions- und Auftragsdaten behindert eine effektive Zusammenarbeit zweier Standorte.
Anforderung und Ausgangssituation
Ein produzierendes Maschinenbauunternehmen mit zwei Standorten arbeitete ohne gemeinsame Plattform zum Datenaustausch und erlitt dadurch Nachteile bei der Suche und Verwendung von Auftrags- und Produktionsdaten.
Wenn ein Vertriebsmitarbeiter in Deutschland die Protokolle der Produktionsmaschinen zu einem bestimmten Auftrag benötigte, musste er sich diese von Kollegen aus der tschechischen Produktion besorgen. Die Protokolle wurden von den Fertigungsmitarbeitern in Tschechien verwaltet und per Email an die deutschen Mitarbeiter versendet.
Mitarbeiter an beiden Standorten waren durch dieses manuelle Vorgehen entweder auf die Person angewiesen, die zuletzt am entsprechenden Auftrag gearbeitet hat oder mussten im Emailsystem nach der aktuellsten Email mit dem entsprechenden Protokoll im Anhang suchen. Es galt jedes Mal aufs neue zu prüfen, ob es sich um den letzten gültigen Stand der Angaben handelte. In vielen Fällen wurden die Protokolle mehrmals per Email an verschiedene Mitarbeiterverteiler versendet. Dies erschwerte die Übersicht über die verfügbaren Protokolle zusätzlich und Telefonate zur weiteren Abstimmung wurden notwendig.
Problemstellung
Die Nachteile dieser Lösung liegen auf der Hand: es konnte nicht schnell und eindeutig ermittelt werden, welches Fertigungsprotokoll zu welchem Auftrag bzw. zu welcher Maschine gehörte.
Zielsetzung und Anforderungen
Basierend auf dieser Situation wurden folgende Anforderungen für die Zukunft ersichtlich:
- Schaffen einer einheitlichen Plattform für Produktions- und Auftragsdaten
- Unabhängige Zugriffsmöglichkeit auf aktuelle und richtige Fertigungsprotokolle für die betreffenden Mitarbeiter
- Abschaffung der manuellen Datenverteilung per Email
Umsetzung und Maßnahmen
Um künftig eine einheitliche Plattform für alle Mitarbeiter bereitstellen zu können wurde mit Hilfe von Microsoft OneDrive ein Verzeichnis für die Produktionsangaben erstellt.
Folgende Schritte waren für die Umsetzung notwendig:
- Anlage eines Verzeichnisses für alle verfügbaren Produktionsprotokolle
- Einführung einer normierten Benennung für diese Fertigungsprotokolle, um die Suche und Sortierung der Daten zu vereinfachen
- Zugriffserlaubnis für die beteiligten Mitarbeiter von mehreren Standorten ermöglichen
Lösung und Mehrwert
Die Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten haben direkten Zugriff auf das neue OneDrive Verzeichnis. Sie können unabhängig vom Wissensstand der Kollegen bzw. von deren Anwesenheit zu jeder Tages- und Nachtzeit Einsicht in aktuelle Produktionsprotokolle nehmen. Auf stundenlange Suchvorgänge und viele Telefonate bzw. Emails zur Klärung und Abstimmung kann verzichtet werden.
Fazit
Reduzierung von 400 auf weniger als 4 Suchminuten (99% Ersparnis)
Im konkreten Fall waren es täglich rund 20 Protokolle, die zwischen den Standorten hin- und hergeschickt wurden. Für jede Protokollsuche werden 10 Minuten Arbeitszeit veranschlagt. Diese Zeit wurde von den Mitarbeitern für den Suchvorgang an und für sich sowie für Telefongespräche und Email-Korrespondenz mit dem betreffenden Kollegen verwendet.
Der tägliche Zeitaufwand betrug somit: 20 Protokolle x 2 Personen x 10 Minuten = 400 Minuten
Diese 6 Stunde und 40 Minuten ergeben für 220 Arbeitstage pro Jahr einen Gesamtaufwand von rund 1450 Stunden. Bereits bei einem niedrigen Stundensatz von 20 Euro betragen die Kosten für die Suche nach den richtigen Produktionsprotokollen 29.000 Euro im Jahr.
Mit der aktuellen OneDrive Lösung liegt der Aufwand pro gesuchtem Protokoll bei nur einer Person, und beläuft sich auf rund 10 Sekunden, „Suchzeit“.
Der tägliche Zeitaufwand beträgt: 20 Protokolle x 1 Person x 10 Sekunden = 200 Sekunden
Täglich werden nun also 3,33 Minuten anstatt 6 Stunden und 40 Minuten für die Suche von Fertigungsprotokollen verwendet. Das entspricht 0,8% des ursprünglichen Zeitaufwands. Diese Zeiteinsparung kann daher mit 28.750 EUR pro Jahr beziffert werden.