Branche: Maschinen- und Anlagenbau, verarbeitendes Gewerbe
Projekt: Datenbanklösung für Produktinformationsmanagement
Hintergrund: Ein fehlendes Produktinformationsmanagement wirkt sich nachteilig auf die konsistente, zielgerichtete und zügige Beantwortung von Vertriebsanfragen aus. Die Einführung eines Datenbanksystems für die Speicherung und Verwaltung von Produktdaten birgt zahlreiche Vorteile für Marketing, Vertrieb und Produktmanagement.
Ausgangssituation und Anforderung
In der Ausgangssituation gab es keinen einheitlichen und aktuellen Speicherplatz für Produktdaten wie Produktkatalog, Preislisten und Datenblätter.
Deshalb wurde der allumfassende Print-Katalog bisher als Master-Datensatz verwendet. Aufgrund des langfristige Aktualisierungslaufs des gedruckten Katalogs führte jeder Mitarbeiter seine eigene Dokumentation des Änderungs- und Aktualisierungsbedarfs. Diese Aktualisierungen verwaltete jeder Mitarbeiter nach seinem Gutdünken und in einer selbstgewählten Form, wie etwa markierte Katalogausgaben oder Excel-Tabellen.
Alle weiteren Produktdokumente wie z.B. Preislisten und Datenblätter bezogen ihre Daten ausschließlich aus dem zumeist schon veralteten Produktkatalog. Dementsprechend waren die Daten auf der Unternehmenswebsite ebenso veraltet und unstimmig wie grassierende Datenblätter, Angaben auf Preislisten und Produktübersichten.
Es fehlte außerdem ein Prozess, der sicherstellte, dass alle Änderungen und Aktualisierungen aufgenommen und jeder Mitarbeiter über entsprechende Korrekturen und Datenanpassungen informiert wurde.
Im Endeffekt hatte jeder Mitarbeiter einen eigenen Datenstand mit unterschiedlich aktuellen Angaben und das Produktmanagement musste selbst bei Standardanfragen und einfachen Kundenrückfragen ein ums andere Mal einbezogen werden, um die Veröffentlichung der richtigen und einheitlichen Produktangaben zu gewährleisten.
Aus dieser problematischen Situation wurden verschiedene Anforderungen für die Zukunft ersichtlich:
- Schaffen eines einheitlichen, aktuellen und zentralen Speicherorts für Produktdaten
- Information und Zugriffsmöglichkeit auf aktuelle und richtige Produktdaten für die betreffenden Mitarbeiter
- Abschaffung der dezentralen Datenquellen und Änderungsversionen
- Sicherstellung der einheitlichen Verwendung aktuellster Produktdatensätze für Kundenanfragen, Datenblätter, Preislisten, Kataloggestaltung und den Internetauftritt
- Schaffen eines einfachen Aktualisierungsprozesses für alle Produktdaten
- Entlastung des Produktmanagements durch die dezentrale Beantwortung von Kundenanfragen
Umsetzung und Maßnahmen
Sales Readiness Consulting wurde mit der Erstellung einer einheitlichen Produktdatenbank beauftragt, um die Notwendigkeit der dezentralen Datenhaltung zu eliminieren, eine konsistente Datenaktualisierung und eine zuverlässigen Datenzugriff zu ermöglichen.
Ziel dabei war der Aufbau einer relationalen Datenbankstruktur (basierend auf MS Access) auf dem kundeneigenen Windows-2012-Server, in der sämtliche Produktlinien, Modellreihen und Modelle strukturiert abgebildet werden konnten.
Folgende Schritte waren zur Schaffung einer Datenbank-Lösung notwendig:
- Einholen der Ownership über Produktdaten und deren Ablageorte.
- Erstellung einer Produktdatenbank auf dem Windows-Server:
- Sammeln und Zusammenführen sämtlicher existierender Excel-Tabellen und manueller Daten zu einer großen Tabelle.
- Logische Aufteilung des neuen Gesamtverzeichnisses, um einen Import in die Datenbank zu ermöglichen.
- Import der Daten in die neue Produktdatenbank auf dem Windows-Server.
- Überprüfung des Produktdatenbestandes mit der Geschäftsleitung und dem Produktmanagement auf Basis von Produktdatenübersichten aus der Datenbank.
- Bestätigung und Proklamation der Produktdatenbank als einzig gültige Datenquelle.
- Erklärung eines einheitlichen Prozesses zur Datenaktualisierung in der neuen Produktdatenbank.
- Einheitliche Aufbereitung der Datentabellen zu Produktlinien gemäß des Corporate Designs unter Verwendung eines nachvollziehbaren Zeitstempels.
- Regelmäßige, interne, unternehmensweite Veröffentlichung und Aktualisierung dieser Produktlinien-Datentabellen durch Ablage in einem mit dem Mitarbeitern geteilten MS One-Drive Business Verzeichnisses, das für einheitliches Marketingmaterial vorgesehen ist.
Lösung und Mehrwert
Aktuelle Produktdaten für Kataloge, Datenblätter und Preislisten werden nun strukturiert, zentral in einer Datenbank organisiert und firmenweit bereitgestellt.
Alle Mitarbeiter, egal an welchem Standort, haben nach Einführung dieser Produktdatenbank Lesezugriff auf die konsistenten Produktdaten. Sie können mit der cloud-Lösung MS One-Drive Business unabhängig von Standort und Bürozeiten die richtigen Produktdaten bei Ihrer Arbeit einsehen und diese auch ohne Rücksprache mit dem Produktmanagement für die Beantwortung von Kundenanfragen verwenden.
Diese Neuerung im Produktinformationsmanagement bringt folgende Vorteile:
- Alle Mitarbeiter des Unternehmens haben nun online Zugriff auf sämtliche Produktdaten und arbeiten mit einem einzigen(!), korrekten(!), aktuellen(!), und jederzeit verfügbaren(!) Datenstand.
- Vertriebsmitarbeiter können sich auf die Richtigkeit der Produktdaten verlassen und müssen sich nicht um die Aktualität der Daten sorgen und keine eigenen Verzeichnisse mehr führen.
- Vertriebsmitarbeiter haben auch ohne Internetverbindung einen sehr aktuellen Datenstand, da die Produktdaten laufend (bis zurück zur letzten Internetverbindung) auf Ihre Smartphones, Notebooks und Tablets synchronisiert werden.
- Fehlerkorrekturen und Produktdatenänderungen finden kurzfristig den Weg in die zentrale Datenbank. Publikationen sind damit immer auf dem neuesten Stand.
Fazit
Die Verwendung der neuen Datenbank als Basis für ein konsistentes Produktinformations-management erspart viele zusätzliche Arbeitsschritte in verschiedenen Abteilungen, wirkt sich positiv auf die Aktualität der verwendeten Produktdaten aus und fördert eine zügigere und qualitativ hochwertigere Beantwortung der Vertriebs- und Kundenanfragen.