Unser Kunde, ein deutscher Maschinen- und Anlagenbauer mit einem Umsatzvolumen zwischen 5 und 20 Mio. EUR, betrieb zwei Standorte – einen in Deutschland und einen in Tschechien. Trotz der guten und eingespielten Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern gab es eine signifikante Herausforderung: Produktions- und Auftragsdaten wurden in Excel vorgehalten und wurden regelmäßig vom einen Standort zum anderen per E-Mail verschickt, dort bearbeitet, und wieder zurückgeschickt. Diese Praxis funktionierte zwar, führte aber zu übermäßig hohem Zeitaufwand, Ineffizienzen, Verzögerungen und unweigerlich auch zu Fehlern.

Wir erkannten hier relativ schnell ein enormes Verbesserungspotenzial und suchten nach einer geeigneten Filesharing-Lösung für unseren Kunden.
In diesem konkreten Fall stellte sich Microsoft SharePoint und OneDrive als das geeignetste Tool heraus.

Unsere neue Lösung brachte unserem Auftraggeber deutliche Verbesserungen und Vorteile in vielerlei Aspekten der täglichen Arbeit. Ein Beispiel dafür:

Die Verwaltung der Fertigungsprotokolle der Produktionsmaschinen:

Wenn ein Vertriebs­mitarbeiter in Deutschland auf ein Fertigungsprotokoll zugreifen wollte, musste er dieses erst von seinen Kollegen in der tschechischen Produktion anfordern. Die Protokolle wurden von den Fertigungsmitarbeitern in Tschechien per E-Mail an die deutschen Mitarbeiter versandt. 

Das Problem: in dieser manuellen Systematik waren die Mitarbeiter entweder auf die Person angewiesen, die zuletzt mit den entsprechenden Daten gearbeitet hatte, oder sie mussten im E-Mail-System nach genau der einen letzten E-Mail suchen, die das zuletzt gültige Protokoll enthielt.

Diese Methode war sehr unübersichtlich, und führte zu häufigen Doppelarbeiten und Fehlern. Der – immer wieder nötige – Aufwand, um Protokolle zu verteilen und zu suchen war beträchtlich.

Konkret waren es täglich rund 10 Protokolle, die zwischen
den Standorten hin- und hergeschickt wurden. Die beiden an der Protokollsuche beteiligten Personen ver(sch)wendeten pro Fall zusammen etwa 20 Minuten Arbeitszeit. Diese jeweils etwa 10 Minuten wurden von den beiden Mitarbeitern für den Suchvorgang an sich sowie für Telefon­gespräche und Email-Korrespondenz verwendet.

Der tägliche Zeitaufwand betrug somit, nur für die korrekte Verteilung von Protokollen, 200 Minuten (10 Protokolle/Tag x 20 Minuten/Protokoll).

Diese 3 Stunden und 20 Minuten ergeben für 220 Arbeitstage pro Jahr einen Gesamtaufwand von rund 725 Stunden. Bereits bei einem niedrigen Stundensatz von 20 Euro verursachte also nur die Suche nach den richtigen Produktionsprotokollen Kosten von ca. 14.700 Euro im Jahr.

Ausgehend von dieser Situation entwickelten wir ein Konzept, um folgende Ziele zu erreichen:

• Einheitliche Daten-Plattform für Produktions- und Auftragsdaten schaffen
  
• Zugriff auf stets aktuelle und korrekte Fertigungsprotokolle (und andere Daten) für alle relevanten Mitarbeiter sicherstellen
• Unabhängigen 24/7 Zugriff auf benötigte Dateien ermöglichen, so dass Mitarbeiter nicht mehr von anderen Kollegen abhängig sind.
• Manuelle Datenverteilung per E-Mail abschaffen

Dazu analysierten und bewerteten wir zunächst die Ist-Situation, um  Schwachpunkte und Verbesserungspotentiale zu identifizieren und zu gewichten.
Im Austausch mit den Mitarbeitern an beiden Standorten legten wir dann die Anforderungen an die neue Systematik fest.
Wir verglichen die Vor- und Nachteile verschiedener bestehender, bewährter Cloud-Systeme (einschließlich darin enthaltener und zusätzlicher Daten-Sicherungs-Lösungen), glichen sie mit den erarbeiteten Anforderungen ab und wählten zusammen mit unserem Auftraggeber Microsoft OneDrive for Business und Sharepoint als die am besten geeignete Lösung aus.

Danach erstellten wir ein Konzept für die Integration dieser Cloud-Lösung in die existierenden Strukturen und Abläufe unseres Auftraggebers.

Selbstverständlich kümmerten wir uns danach auch um die technische Umsetzung unseres Konzepts, wobei wir die Mitarbeiter unseres Auftraggebers von Anfang an „mitnahmen“, an der Umsetzung beteiligten und ihnen unterstützend zur Seite standen.

Um sicherzustellen, dass die neue Lösung die Mitarbeiter so schnell wie möglich entlastet, kümmerten wir uns auch um die Schulung und Einweisung der User sowie um das allgemeine Change-Management: wir gingen auf die individuelle Situation der Mitarbeiter ein und konnten so alle schnell und reibungslos von der neuen Lösung begeistern.

Nach der Einführung von Microsoft OneDrive als Online-Kooperationsplattform für die internationalen Standorte des Unternehmens konnten wir durch mehrere kleine Folgemaßnahmen die Problematik für unseren Kunden lösen :

• Wir erstellten ein zentrales Verzeichnis für alle verfügbaren Fertigungsprotokolle auf der OneDrive Cloud-Plattform.
• Wir richteten den beteiligten Mitarbeiter den direkten Zugriff von verschiedenen Standorten aus ein, auch von unterwegs.
• Wir führten zusätzlich eine standardisierte Benennung für diese Protokolle ein, um die Suche und Sortierung der Daten zu vereinfachen.

Das Resultat: Die Mitarbeiter können nun zu jeder Zeit und unabhängig von ihren Kollegen auf aktuelle Fertigungsprotokolle zugreifen. Die zeitaufwendige Suche und Abstimmung und das fehleranfällige Hin- und Hersenden von E-Mails wurde minimiert.

Der Gewinn für das Unternehmen:

Mit unserer OneDrive-Lösung beträgt der Aufwand pro gesuchtem Protokoll nur noch etwa 30 Sekunden pro Vorgang. Die benötigte Zeit für suchen und verschicken (bzw. jetzt einfach nur „abspeichern“) von Protokollen wurde von 200 Minuten pro Tag auf ca. 5 Minuten reduziert, was einer Ersparnis von gut 97% entspricht. Hochgerechnet bedeutet dies eine jährliche Ersparnis von rund 14.000 Euro – nur durch die vereinfachte Verwaltung der Fertigungsprotokolle allein!